テレワーク導入にはもうひとつハードルがあった。紙の資料の存在である。顧問先から入手する帳票類などの資料はFAXかコピーだったのだ。そこで同社では、顧問先に資料のもらい方の変更を依頼した。テレワークを推進するためには顧問先の協力が不可欠と判断したからだ。
「クラウドでやり取りする電子会議室を導入し、紙でもらっていた資料は写真かPDFでもらうようにし、手書きの資料はエクセル入力への変更をお願いしました。FAXはインターネットFAXを利用することでPDF変換され、メールで届くようになりました」（東氏）
スタッフ全員にノートPC・iPadを支給
現在ネクスト・プラスでは、インターネットにつながるノートPC、iPad、ガラホ携帯の3つのデバイスを全スタッフに支給し、全員が在宅勤務を行える環境をつくっている。これにより、iPadで顧問先の情報を見ながらノートPCでクラウド会計システムに入力したり、ノートPCでデータを確認しながらiPadでコミュニケーションを取る、といった仕事スタイルができ上がった。
出社するスタッフとテレワークを行うスタッフのスケジュール調整はどうやっているのか。会社としてバランスよく業務を行うためには、決まった曜日にテレワーク希望者が集中することは避けたい。同社ではスタッフ全員のテレワーク希望日をリスト化したうえで実施日を分散。その一覧をクラウド上に保存し、スタッフにはそのリンクをチャットで流すという仕組みをつくった。社内メールはほとんど使用しない。
テレワークを推進するためには社内のペーパーレス化と承認プロセスのデジタル化も必要だが、「すべてをペーパーレスにするのは難しい。完全を目指さず、できるところからデジタル化すればよい」と東氏は話す。同社では現在、日報やスケジュール、有給休暇などの申請と承認などのデジタル化や、クラウド上でのスタッフ行先掲示板運用などを行っている。
