丁寧に説明するというのは、時間をかけて長く話すことではありません。相手が理解できるように順序立てて、短いフレーズで、難しい言葉を使わず、短時間に伝えて初めて、相手の理解を得ることができます。
話が長い人は、話す内容が整理できていないことがほとんどですから、先の手順をベースにして、「箇条書きで話す」ようなイメージを持てば、要点は確実に相手に伝わります。
簡潔に話す習慣を身につけることは、商談やミーティング、電話連絡などの効率がアップして、仕事を短くやることに結びつきます。話好きな人ほど、話が長くなる傾向がありますから、自分の日常を冷静に見つめ直すことが必要です。
情報の「数値化」で、会話やメールを短縮できる
仕事が速い人と遅い人の違いのひとつに、情報の「数値化」があります。日本のサラリーマンはあまり情報の数値化をしていませんが、少し意識するだけで、たくさんのメリットが生まれます。
「昨年の売上げは過去最高を記録しました」と言うよりも、「昨年の売上げは対前年比2倍で過去最高を記録しました」と伝えた方が、相手の理解が深まるだけでなく、質問の余地を減らすことができます。数値化できない「定性的」な話は抽象的になりがちですが、数値化や数量化ができる定量的」な話は、リアルに相手に届くのです。
会議や商談、電話やメールなどで相手に何かを伝える際には、情報をできる限り数値化することで、会話のキャッチボールやメールのラリー数を減らすことができるため、時間の短縮にも役立ちます。
判断基準が明確化して、比較検討が容易になる
数値化することのもうひとつのメリットは、何かと何かの比較が容易になることです。
例えば、ラジオで競馬中継を聞いていたとします。「一番人気はAボーイで、二番人気はBスターです」と伝えられるのと、「一番人気のAボーイは単勝オッズ2倍で、二番人気のBスターは単勝オッズ10倍です」と伝えられるのでは、聞き手の理解の深度に大きな差が出ます。
数値化された情報が入ることによって、「一番人気と二番人気では、賭け率にどのくらいの差があるのか？」という疑問の余地がなくなり、2頭の間に5倍の差があることがすんなりと理解できます。
判断基準を数値で明確化することで、比較検討の時間が短くなるのです。相手に何かを伝える際、私は常に情報の数値化を意識していますが、自分の会社の社員やクライアントの担当者にも、それを求めています。
